Kobler strategi, forretning og teknologi
Virksomhetsarkitektur er et kraftig verktøy som kopler strategi, forretning og teknologi. På samme måte som en bygningsarkitekt tegner nye bygninger eller endrer på de eksisterende, kartlegger og beskriver en virksomhetsarkitekt en bedrift, eller en del av bedriften som skal gjennom endringer.
Virksomhetsarkitekten ser helheten i virksomheten—ikke bare den delen som skal gjennom en endring—og jobber med ledelsen for å se hvordan endringene passer inn i strategien til bedriften forøvrig. Arkitekten dokumenterer nåsituasjonen og ønsket situasjon, lager en overordnet plan for hvordan man kommer dit, og hjelper virksomheten med å nå strategiske mål.
Hva slags endringer egner virksomhetsarkitektur seg for?
Typiske endringer er organisatoriske, gjennom fusjon eller oppkjøp; teknologiske ved innføring av nye systemer; eller innebærer prosessoptimalisering av en eller flere forretningsprosesser. En virksomhetsarkitekt har god forståelse både av forretning og teknologi, og trenger god teknisk forståelse for å lage arkitekturbeskrivelser som lar seg implementere i praksis.
Men man må ikke være i en endringsprosess for å begynne med virksomhetsarkitektur – egentlig er det svært klokt å begynne før det virker nødvendig. Da kan virksomhetsarkitekten kartlegge og dokumentere virksomheten i ro og mak, og når endringen kommer er nåsituasjonen avklart allerede. I tillegg kan man få svært verdifull dokumentasjon på hvordan virksomheten faktisk opererer, slik at nyansettelser går mye smidigere.
Hvilke bedrifter trenger en virksomhetsarkitekt?
Virksomhetsarkitektur er ofte brukt av store selskaper, som oftest fordi de ikke har så mye valg. Det finnes ikke enkeltpersoner som har tilstrekkelig innsikt og oversikt over selskapet, så man blir helt avhengig av å dokumentere organisasjon, prosesser og systemer slik at det lar seg gjøre å tilegne seg fullstendig oversikt ved behov.
Er virksomheten nokså liten, kan mye av denne jobben gjøres av en eller flere ledere som ser det store bildet sammen og har tilstrekkelig forståelse i hodet – uten noen dokumentasjon. Prosessene utføres gjerne i sin helhet av enkeltpersoner, og det kan være systemer som kun én eller svært få personer bruker. Selv om dette er sårbart, har mange små bedrifter heller ikke økonomi til å ansette eller leie inn en dedikert person som skal ha oversikt over helheten.
Når virksomheten har mer enn 40-50 ansatte, erfarer likevel mange bedrifter som skal gjennom en endringsprosess at ingen enkeltpersoner har tilstrekkelig oversikt over helheten. Lederne som kanskje har det samlet sett, er ofte så travle at det er en krevende øvelse å samles for å lage en god nok endringsplan. Så lenge endringene har vært små, gjennom kontrollert, organisk vekst, har dette vært uproblematisk. Når man derimot skal slå seg sammen med noen andre eller bytte et svært sentralt system, opplever man ofte at forskjellene var større enn man trodde, at hver beslutningstaker kanskje har sin “agenda”, og at diskusjoner ofte blir en maktkamp.
Hva gjør virksomhetsarkitekten?
Virksomhetsarkitekten har på sin side ikke noen egeninteresse i noen enkeltavdeling, men har som sin oppgave å kartlegge og kjenne til organisering, prosesser og systemer i hele virksomheten. I en fusjonsprosess vil arkitekten for eksempel kartlegge nøkkelprosesser i de eksisterende selskapene, og sammen med relevante beslutningstakere etablere nye prosesser som spiller på lag med hverandre, og med andre deler av virksomheten.
Ved anskaffelse at et nytt IT-system har arkitekten ansvar for å se dette i sammenheng med andre systemer og prosesser, bidra med arkitekturkrav til kravspesifikasjon og ivareta god og riktig dataflyt mellom systemer.
Selv om det ofte tar litt tid før en ny virksomhetsarkitekt har fått denne oversikten, gir dette et svært viktig overblikk over virksomheten, som også kan anvendes på andre områder. System- og prosesskartlegging i forbindelse med personvern/GDPR er et eksempel.
Er virksomhetsarkitekten enda en leder?
Selv om en virksomhetsarkitekt ofte ikke er en del av bedriftens ledelse, er det gjerne en av ledergruppens viktigste rådgivere. Noen bedrifter velger også å ha en sjefsarkitekt som en del av selve ledergruppen, men dette er ofte når virksomheten har en moden og velfungerende arkitekturfunksjon med flere arkitekter.
Virksomhetsarkitekten skal være et sjekkpunkt ved endringer i virksomheten – og bør ha nok myndighet til å stoppe endringer som bryter med vedtatt arkitektur og arkitekturprinsipper, men ikke trenge beslutningsmyndighet for å gå videre med endringer.
Samtidig er det viktig at virksomhetsarkitekten får følge endringsprosessene og involveres jevnlig, slik at de bygger opp forståelse for endringene som gjøres – og at de blir en del av helhetsvurderingene ved senere anledninger.
Må virksomhetsarkitekten være fast ansatt?
Virksomhetsarkitekter må lære å kjenne bedriften inngående og bør fortrinnsvis være ansatt i bedriften, men erfaringsvis velger også mange bedrifter å leie inn disse i forbindelse med konkrete endringsprosesser, f.eks. fusjoner.
Behovet for en egen virksomhetsarkitekt øker jo flere endringer virksomheten står ovenfor, og i dagens samfunn er det stadig flere virksomheter som jobber med kontinuerlig forbedring/endring og digital transformasjon. Da er det opplagt at en dedikert funksjon som skal følge og koordinere helheten i virksomhetens utvikling er viktigere enn i bedrifter som er mer statiske over tid.
Hvordan kan Commitment bidra?
Commitment har erfaring med å bistå virksomheter i å bygge opp en arkitekturfunksjon og være en sparringspartner for etablerte funksjoner. Men vi har også virksomhetsarkitekter som har jobbet for kunder over lengre tid, og kan utgjøre kundens arkitekturfunksjon.