Digitalisering og digital transformasjon er kanskje noen av de mest misbrukte begrepene de siste ti årene. «Alle» skal digitalisere og effektivisere forretningen, men langt fra alle vet hvorfor, og enda færre vet hvordan. Digitalisering kan ha svært store gevinster – og virksomhetsarkitektur gir et helhetlig grunnlag for styring av hele digitaliseringsreisen.
I noen bransjer som bank, hotell og fly, har man kommet dit at en omfattende digital transformasjon av virksomheten er eneste måte å overleve på. For 30 år siden var man avhengig av bankansatte, hotellansatte og flyansatte for å utføre en rekke oppgaver, som man i dag har overlatt helt og fullt til den enkelte. Men uansett bransje, så kan de fleste bedrifter rett og slett ikke klare seg uten omfattende bruk av teknologi, og de som bruker teknologien smartest, står igjen som de store vinnerne.
Mange virksomheter har lang erfaring med prosessoptimalisering, og særlig i bilindustrien har man kjente eksempler som Henry Ford sin suksess med samlebåndsproduksjon og Toyota Production System. Digitalisering er et av mange verktøy man kan og bør bruke i prosessarbeid, og generelle prinsipper for prosessledelse gjelder enda, men det er noen ting det er viktig å være klar over.
Digitalisering påvirker ofte mer enn bare enkeltprosesser, og det er risikabelt å gjøre endringer uten å se helheten i virksomheten. Virksomheten må ofte redesigne sine forretningsmodeller og operasjonsmodeller for å hente ut potensialet, og som en klok mann en gang sa : – IT er bare to av bokstavene i “DIGITAL”. Digitalisering er veldig mye mer enn bare IT, og kan ikke og bør ikke drives av IT alene. Det kan være små grep andre steder i organisasjonen som kan forbedre eller eliminere operasjoner. Digitalisering må forankres på alle nivå i organisasjonen, og det er viktig å ivareta ansatte som sitter på kritisk forretningskunnskap, og skape nye arenaer og en kultur der de kan bidra med sine ideer.
Virksomhetsarkitektur er et kraftig verktøy som kopler strategi, forretning og teknologi. På samme måte som en bygningsarkitekt tegner nye bygninger eller endringer på eksisterende, bør man kartlegge og beskrive en bedrift eller en del av bedriften som skal gjennom endringer. En virksomhetsarkitekt har god forståelse både av forretning og teknologi. Forretningsforståelse er nødvendig for å utforme prosesser og strukturer som omsetter digitalisering til gevinster og god teknisk forståelse trengs for å lage løsningsarkitekturer som lar seg implementere i praksis, og som tar hensyn til helheten. Det finnes nok av eksempler på bedrifter som prøver å gjøre dette uten virksomhetsarkitekter, og mange erfarer at det ikke er så lett som de tror.
Virksomhetsarkitekten ser endringer i sammenheng med strategiske målsetninger og lager et målbilde med digitale prosesser, organisasjon, kompetanse og teknologi. Overser man viktige ting i det store bildet, risikerer man store ekstrakostnader og lavere effektivitet, og i verste fall kan hele bedriften gå under. Alle endringer skal være forbedringer som løser faktiske «problemer» for både brukeren og virksomheten, og digitalisering er et av mange verktøy for effektivisering og endring, men digitalisering er ikke et mål i seg selv.