Definisjoner
Med standardisering og harmonisering får du full oversikt, styring og kontroll over alle verdiøkende prosesser. Alt fra porteføljestyring til forenkling av ressurs on-boarding og rapportering. Prosesser effektiviseres og kvalitet på både leveranser og data øker.
Standardisering av prosesser innebefatter begreper, roller, aktiviteter og overleveringer. Det handler om at alle like oppgaver utføres likt og av entydig definerte roller med tilhørende ansvar.
Når standardisering ligger til grunn kan en harmonisere ulike prosesser ved bruk av faser. Harmonisering handler om å skape en oversikt over fremdrift på tvers av ulike prosesser med samme kjerneleveranse. Med tydelige inn- og utganger mellom faser kan alle prosesser aggregeres i et entydig sett av faser uavhengig av kompleksitet og omfang.
Standardisering
Begreper:
I store selskaper er det ofte lett å snakke forbi hverandre på grunn av forskjellig oppfattelse av ulike begreper. Det er derfor viktig å implementere et felles begrepsapparat slik at man sikrer samhandling og lik forståelse.
Roller og aktiviteter:
Det er viktig å standardisere roller og aktiviteter for å tydeliggjøre ansvar og oppgaver i prosessen. Vel så viktig er det å knytte disse to sammen slik at en aktivitet alltid har en definert rolle som er ansvarlig for utførelsen.
Overlevering:
Tydelig definerte leveranser for hver aktivitet sikrer en ryddig overlevering til neste rolle i prosessen. Ved å innføre milepælsstruktur i prosessene blir det tydelige og omforente overleveringer mellom rollen i prosessen. Dette gjøres ved å definere input og output for hver aktivitet.
Et eksempel på en gevinst av standardisering:
Standardiserte roller sikrer at både interne og eksterne ressurser med riktig kompetanseprofil kan tre inn i en definert rolle. Standardiserte aktiviteter med tydelig overleveringer gjør on-boarding og opplæring enkelt. Sammen gir dette evnen til å skalere ved behov, og flaskehalser kan effektivt løses.
Harmonisering
Som et resultat av standardiserte prosesser:
Hovedelementet i harmonisering er faser. Faser er en form for overordnet prosess der standardiserte prosesser aggregeres for å gi et felles bilde av fremdrift og status for en portefølje av prosesser.
Noen av mulighetene som oppstår med harmoniserte prosesser er evnen til å fange opp i hvilke ledd av en prosess det er svakheter. Det er her du identifiserer flaskehalser og kan omprioritere ressursallokering før det blir et problem. I tillegg gir denne oversikten en pekepinn på hvilke deler av en prosess som bør ettergås og forbedres.
Standardisering og harmonisering er sammen utgangspunktet for porteføljeoversikt og porteføljestyring. Du vil ikke oppnå full effekt med mindre begge eksisterer. Ønsker du å lese mer om porteføljestyring? se her!
Som et grunnlag for utarbeidelse og standardisering av prosessmålbilde:
Harmonisering kan også være et nyttig verktøy for arbeid med prosessmålbilde. En metode er å kartlegge funksjoner (kapabiliteter) og benytte dette for å identifisere et sett av faser. Disse fasene med tilhørende overleveringer representerer hvilke leveranser fremtidens prosesser skal dekke. Når dette er på plass kan du enkelt få oversikt over hvilke av dagens prosesser som overlapper og hvilke som ikke er relevante for målbildet. Denne metoden vil hjelpe med å spisse arbeidet for prosessmålbildet og setter grunnlaget for standardisering.
Seniorkonsulent