”What gets measured, gets managed.”
Måling av Prosesser
I en virksomhet deltar alle i organisasjonen i en rekke prosesser. Det omfatter alt fra små, nesten usynlige daglige interaksjoner, til helhetlige prosessforløp. Fellesnevneren for disse prosessene er at de skal skape verdi for kundene og sikre økonomisk lønnsom drift. Men hvordan kan vi være sikre på at prosessene faktisk sørger for dette?
Det er avgjørende at det settes måling til prosesser, og at måloppnåelsen følges opp. I tillegg ser man viktigheten av at prosessenes mål koordinert underbygger bedriftens overordnede mål og strategi.
En viktig del av å få dette til å fungere innebærer at enhver prosess med tilhørende mål knyttes til en ansvarlig eier, som står ansvarlig for at målene for prosessen oppnås, og at nøkkeldata samles inn.
En typisk situasjon vi ofte møter oppstår når hver avdeling har fokus på målinger innenfor sitt ansvarsområde, uten å se helheten av prosessen de er en del av:
Der en avdeling gjør optimalisering uten å se den helhetlige prosessen vil det kunne ha negativ effekt på en annen avdeling. Totalt sett har det ikke skjedd noen forbedring i prosessen eller leveransen til kunden. Det er derfor viktig med gjennomgående helhetsforståelse og eierskap av prosesser i en organisasjon
Måleparametere og forbedringstiltak
Måleparametere må defineres av prosesseier og være etablert ved oppstart av prosesskartleggingen. Måleparametere må dekke både type mål og ønsket måloppnåelse. Disse må støtte opp under selskapets overordnede mål og strategi. Prosesseier er ansvarlig for å følge opp disse målene.
Innledende måleparametere defineres for å etablere en baseline for prosessene før oppstart av forbedringstiltak. Ved bruk av en baseline kan effekten av prosessutviklingen kontinuerlig måles og styres etterhvert som den iterativt forbedres. Dette vil gi god styring på hvilke forbedringer som gir effekt.
Ved å gjøre dette har man en etablert styringsmekanisme som gjør at prosessforbedringsarbeidet gir en reell påvirkning i selskapets utvikling. I tillegg vil den kontinuerlige målingen av prosessene sikre kontroll og styring i den daglige driften.
Viktige måleparametere er:
- Leveransekvalitet — I hvilken grad tilfredsstiller prosessen kundens behov og krav?
- Leveransepresisjon — I hvilken grad leverer prosessen verdi på rett sted til rett tid?
- Behandlingstid — Hvor lang tid tar utførelsen av en prosess eller aktivitet i prosessen?
- Effektivitet — I hvilken grad er ressursbruk optimalisert?
Oppsummering
Helhetlig forståelse av en organisasjons mål og prosesser danner grunnlaget for implementering av målbare forbedringstiltak på detaljnivå. Akkumulering av disse tiltakene er det som gjør forretningen i stand til å nå sine ambisjoner og skape kundeverdi. Det er en glede for Commitment å spille en rolle i denne typen arbeid.
Seniorkonsulent